Verwerkersovereenkomst

1. Onderwerp en doel

De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de dienst te leveren: accounts van medewerkers, het organisatieprofiel, het subsidieregister met beheerders, taken, opmerkingen en resultaten, documentlinks, contactpersonen bij fondsen, samenwerkingspartners en hun gastlinks, herinneringen (per mail en als pushmelding), begrotingen en facturen, meetplannen en enquêteantwoorden van deelnemers, partneroproepen en contactverzoeken via de partnermakelaar, en relaties met fondsen. De verwerker gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden. Uitzondering, alleen als de organisatie dat zelf aanzet: anonieme, samengetelde cijfers voor alle gebruikers (slagingskansen per fonds en landelijke impactcijfers), zonder namen, teksten of projecttitels, pas vanaf een minimaal aantal organisaties en altijd afgerond.

2. Soorten gegevens en betrokkenen

• Medewerkers en vrijwilligers van de organisatie: naam, e-mailadres, rol, inlogmomenten.
• Contactpersonen bij fondsen, gemeenten en partners, voor zover de organisatie die invult; partners die via een gastlink reageren: de naam die zij opgeven.
• Deelnemers aan projecten, alleen voor zover de organisatie hen noemt in resultaten of citaten (bij voorkeur zonder naam), en anonieme antwoorden op de korte enquête (cijfer en vrije tekst, zonder naam of e-mailadres).
• Vrije tekst in notities en aanvragen; de organisatie legt daarin geen bijzondere persoonsgegevens vast.

3. Subverwerkers

De organisatie geeft toestemming voor de volgende subverwerkers:

• Hetzner Online: hosting van de applicatie en de versleutelde back-ups (EU).
• Turso: de database met de gegevens van de organisatie. Turso is een Amerikaans bedrijf; doorgifte gebeurt onder de waarborgen in de verwerkersovereenkomst van Turso.
• Brevo: versturen van inloglinks, uitnodigingen, herinneringen en facturen.
• Mollie: afhandeling van betalingen.
• AI-dienst (Anthropic, OpenAI of Mistral): alleen als de organisatie een brief of verslag met AI laat maken of een beschikking met AI inleest, en alleen de invoer daarvoor. Deze diensten gebruiken de invoer niet voor training.
• Sentry: foutmeldingen, met zo min mogelijk persoonsgegevens, 30 dagen bewaard.

Nieuwe subverwerkers meldt de verwerker minstens een maand vooraf; de organisatie kan dan bezwaar maken en opzeggen.

4. Beveiliging

De verwerker neemt passende maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), inloggen met eenmalige links, gastlinks met een lange willekeurige sleutel die verlopen en in te trekken zijn, elke nacht een versleutelde back-up met een geteste terugzetprocedure, ondertekende sessies die kunnen worden ingetrokken, rechten per rol, beperking van het aantal verzoeken en toegang tot productiegegevens alleen voor beheer.

5. Geheimhouding

Iedereen die namens de verwerker toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.

6. Datalekken

De verwerker meldt een inbreuk op de beveiliging die de gegevens van de organisatie raakt zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met de informatie die de organisatie nodig heeft om zelf te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Rechten van betrokkenen en medewerking

De organisatie kan gegevens zelf inzien, wijzigen, exporteren en verwijderen in haar account. Waar dat niet kan, helpt de verwerker binnen redelijke termijn bij verzoeken van betrokkenen en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.

8. Einde en teruggave

Na het einde van de overeenkomst of na verwijdering van de organisatie verwijdert de verwerker de gegevens binnen 30 dagen, behalve facturen en betalingen die fiscaal zeven jaar bewaard moeten blijven. Vooraf kan de organisatie alle gegevens downloaden via het organisatieprofiel.

9. Controle

De verwerker stelt de informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen. Een audit door een onafhankelijke deskundige is mogelijk na overleg, op kosten van de organisatie.

10. Looptijd en recht

Deze overeenkomst loopt zolang de organisatie een account heeft. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.