Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

FondsenScanner is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens op deze site. Vragen of verzoeken stuurt u naar info@fondsenscanner.nl.

2. Welke gegevens en waarom

• Scan, resultaten en kansenrapport. Uw werkgebied, thema's, kenmerken van de bibliotheek en een eventueel projectidee staan in het webadres van de pagina, zodat u de link kunt bewaren en delen. Bij het openen van de resultaten registreren we het werkgebied, de gekozen thema's en kenmerken en het aantal gevonden regelingen. De tekst van uw projectidee slaan we niet op. Dit gebruiken we om de scanner te verbeteren en de aanbod te evalueren (gerechtvaardigd belang).
• Doorkliks en "We gaan dit aanvragen". Welke regeling werd aangeklikt of gemarkeerd, zonder gegevens over u (gerechtvaardigd belang).
• Aanvraagbrief. Wat u invult (naam van de bibliotheek, project, budget, partners) gebruiken we alleen om de brief te maken. Kiest u voor de AI-versie, dan gaat die invoer naar de AI-dienst (zie artikel 4). De brief zelf slaan we niet op, tenzij u hem met "Bewaar in register" bij uw aanvragen zet; we registreren alleen dat er een brief is gemaakt voor een regeling. Een beschikking die u inleest, bewaren we niet: de tekst gaat alleen naar de AI-dienst als u dat aanvinkt, en u krijgt een voorstel dat u zelf overneemt.
• Melding "Klopt iets niet?". De regeling, de soort melding, uw toelichting en, als u dat invult, uw e-mailadres zodat we kunnen reageren (gerechtvaardigd belang: juiste gegevens).
• Maandelijkse deadline-mail. Uw e-mailadres, eventueel de naam van de bibliotheek, en het werkgebied en de kenmerken uit uw scan. We versturen pas na bevestiging via de link in de bevestigingsmail (toestemming). Afmelden kan via de link in elke mail.
• Eerdere aanmeldingen voor de pilot. Uw naam, e-mailadres, organisatie, rol, werkgebied en opmerking, om contact met u op te nemen (op uw verzoek).
• Account en organisatie. Met een account bewaren we uw e-mailadres, eventueel uw naam, uw inlogmomenten, de organisaties waarvan u lid bent en uw rol. Het organisatieprofiel (naam, beschrijving, contact- en factuurgegevens, werkgebied) vult de organisatie zelf in. Dit is nodig om de dienst te leveren (overeenkomst). Voor organisaties met een account geldt ook de verwerkersovereenkomst.
• Subsidieregister, herinneringen en agenda. Wat de organisatie invult over aanvragen en toekenningen (projecten, bedragen, datums, beheerders, verplichtingen, notities en links), taken en opmerkingen, de resultaten van projecten (aantallen, omschrijvingen, citaten en links) en eindverslagen, met een logboek van wie wat wijzigde. Op basis daarvan sturen we herinneringen en een weekoverzicht per mail (per persoon uit te zetten) en kunt u een agenda-abonnement maken; de link daarvan bevat een geheim dat u kunt vernieuwen.
• Delen met een POI. Alleen als de beheerder van een bibliotheek dat aanzet, ziet de gekozen provinciale ondersteuningsinstelling samengevatte cijfers uit het register (aantallen, bedragen en welke regelingen worden gebruikt), geen notities, brieven, begrotingen of namen. Stoppen kan altijd.
• Documenten en contacten. Links naar uw vaste stukken (wij bewaren de bestanden niet) en de contactpersonen bij fondsen die u zelf vastlegt, met hun naam, functie en contactgegevens.
• Samenwerkingspartners en gastlinks. De partners die u vastlegt (organisatie, contactpersoon, e-mail, telefoon, notitie) en per aanvraag hun rol, bijdrage en taak. Met een gastlink ziet een partner zonder account de gegevens van die ene aanvraag (titel, fonds, status, deadlines, openstaande taken en overleg) en kan hij een reactie met zijn naam achterlaten. De link verloopt drie maanden na het project en kunt u altijd intrekken.
• Uitkomsten delen voor de slagingskansen. Alleen als een beheerder dat aanzet, tellen de besluiten van uw organisatie (welk fonds, toegekend of afgewezen, en de bedragen) anoniem mee in de slagingskans per regeling. Geen namen, teksten of projecttitels; per regeling pas vanaf acht besluiten van vier organisaties en altijd afgerond (toestemming, uit te zetten onder Organisatie).
• Impactcijfers delen voor landelijke vergelijkingen. Los daarvan, en alleen als een beheerder het aanzet, tellen de impactcijfers van uw organisatie anoniem mee: het aantal deelnemers uit de resultaten, het gemiddelde enquêtecijfer (vanaf drie antwoorden), het toegekende bedrag en het thema van het fonds. Geen namen, teksten of projecttitels; elk cijfer pas vanaf vijf organisaties en altijd afgerond (toestemming, uit te zetten onder Organisatie; na uitzetten telt u direct niet meer mee).
• Korte enquête onder deelnemers. Deelnemers aan een project kunnen via een link of QR-code anoniem een cijfer en twee open antwoorden geven. We vragen geen naam of e-mailadres; het IP-adres gebruiken we alleen kort tegen misbruik en bewaren we niet bij het antwoord.
• Meldingen op uw telefoon. Zet u meldingen aan, dan bewaren we per apparaat het push-adres van uw browser en de soort apparaat. Herinneringen en taken gaan dan via de pushdienst van uw browser (Google, Apple, Mozilla of Microsoft); de melding bevat alleen de korte herinnering (toestemming, per apparaat uit te zetten).
• Uitnodiging van een POI. Nodigt een provinciale ondersteuningsinstelling uw bibliotheek uit, dan verwerken we namens die POI het e-mailadres en de naam van de bibliotheek om de uitnodiging te sturen.
• Klantcontact. Beheerders krijgen mails over de proefperiode, verlenging en facturen, en na een paar maanden één vraag hoe tevreden ze zijn. Contactmomenten en notities over de organisatie leggen we vast om u goed te kunnen helpen (gerechtvaardigd belang).
• Back-ups. Elke nacht maken we een versleutelde back-up van de database, zodat we na een storing alles kunnen herstellen. Die staat op onze eigen server bij Hetzner in de EU.
• Beveiliging. Om misbruik te voorkomen tellen we kort het aantal verzoeken per IP-adres. Dat gebeurt in het werkgeheugen van de server en wordt niet bewaard.

We gebruiken de gegevens niet voor advertenties en verkopen ze niet.

3. Hoe lang bewaren we het?

• Licenties en facturen: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht, ook als de organisatie wordt verwijderd.
• Account en organisatie: tot u de organisatie of uw account verwijdert; daarna binnen 30 dagen weg. Vooraf kunt u alle gegevens downloaden via het organisatieprofiel.
• Deadline-mail: tot u zich afmeldt. Niet bevestigde aanmeldingen verwijderen we na drie maanden.
• Pilotaanmeldingen: tot uiterlijk zes maanden na afloop van de pilot, tenzij u klant wordt.
• Meldingen over regelingen: tot de melding is afgehandeld; afgehandelde meldingen verwijderen we een jaar na de melding.
• Antwoorden op de tevredenheidsvraag: twee jaar.
• Gastlinks: werken tot drie maanden na het project, of tot u ze intrekt; reacties van partners blijven bij de aanvraag.
• Gedeelde uitkomsten: alleen besluiten van de laatste drie jaar tellen mee; na uitzetten vanaf de volgende nacht niet meer.
• Gedeelde impactcijfers: tellen mee zolang het delen aanstaat; na uitzetten direct niet meer. De cijfers zelf blijven bij de aanvraag tot u die verwijdert.
• Enquêteantwoorden: bij de aanvraag, tot de organisatie de aanvraag verwijdert.
• Pushmeldingen: tot u ze uitzet of uw browser het push-adres ongeldig maakt.
• Back-ups: dagelijks 14 dagen, wekelijks 8 weken en maandelijks 12 maanden; daarna automatisch weg.
• Gebruiksgegevens (scans, doorkliks): bevatten geen persoonsgegevens en bewaren we voor statistiek.

4. Wie verwerkt gegevens voor ons?

• Hosting: de site draait op een server van Hetzner Online in de EU.
• Database: de gegevens van accounts, organisaties en het register staan in een database bij Turso, een Amerikaanse aanbieder, onder een verwerkersovereenkomst.
• E-mail: inloglinks, herinneringen, facturen en de deadline-mail versturen we via Brevo.
• Pushmeldingen: alleen als u ze aanzet, via de pushdienst van uw browser.
• Foutmeldingen: technische gegevens bij een fout gaan naar Sentry en worden 30 dagen bewaard.
• Betalingen: online betalingen voor een licentie lopen via Mollie; wij slaan geen bank- of kaartgegevens op.
• AI-dienst: alleen bij de AI-versie van de aanvraagbrief of het eindverslag, of als u een beschikking met AI inleest, via de ingestelde aanbieder (Anthropic, OpenAI of Mistral). Deze aanbieders gebruiken de invoer niet om hun modellen te trainen. Anthropic en OpenAI zijn Amerikaanse bedrijven; zij verwerken de gegevens onder hun verwerkersvoorwaarden. Wilt u dit niet, zet dan de AI-versie uit: dan maken we de brief met een sjabloon op onze eigen server.

5. Cookies

Deze site plaatst geen tracking- of advertentiecookies en gebruikt geen Google Analytics. Als u inlogt, plaatsen we twee functionele cookies: één voor uw sessie en één voor de organisatie die u gebruikt. Een donker of licht thema en concepten van formulieren kunnen in uw eigen browser worden bewaard; die gegevens komen niet bij ons.

6. Uw rechten

U kunt ons vragen welke gegevens we van u hebben, ze laten verbeteren of verwijderen, bezwaar maken tegen het gebruik ervan of ze in een bruikbaar formaat opvragen. Mail naar info@fondsenscanner.nl; we reageren binnen een maand. Bent u niet tevreden, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Wijzigingen

Als we deze verklaring wezenlijk wijzigen, melden we dat op deze pagina en, als u de deadline-mail ontvangt, in die mail. Zie ook de gebruiksvoorwaarden.